Een glas whisky, een sigaar en een papieren tijger als sleutel

Hè lekker, alweer niet in de krant met je bedrijf. Geen boze brieven, vernietigende social media storm of erger nog….. niet fiscaal aftrekbare boetes zonder bezwaarprocedure. Aldus de droom van iedere weldenkende leidinggevende die vooral een potje compliant wil zijn. “Want wat een gedoe toch die CSRD, laat me met rust! Ik moet de kwartaalcijfers voorbereiden.”

Ben of herken je dit. Mooi, dan mogen de voetjes omhoog, de whisky uit de fles en de sigaar in de snavel.

Het is natuurlijk flauw om zo een polariserend beeld te schetsen wat in de Looney Tunes niet zou misstaan. Terwijl het heel begrijpelijk is om eerst CSRD compliant te willen zijn. Dat is een fikse uitdaging op zich en er is ook helemaal niks mis mee. Zeker wanneer het als startpunt voor verbetering dient. Gaat de ambitie niet verder dan dat startpunt, dan zal bovenstaande beschrijving in toenemende mate van toepassing worden….

De sleutel om van een CSRD als papieren tijger naar effectieve bedrijfsvoering te gaan krijgen jullie van me en nog praktisch uitvoerbaar ook.

Echt impact maken

Maar hoe bouw je dan voort vanuit dat startpunt om echt impact te maken?

Simpel: Integreer de stuurinformatie uit de CSRD in de Obeya. Ok, misschien niet zo simpel. Of in ieder geval is enige uitleg wel wenselijk.

Een klein beetje uitleg om het toch wat ‘simpeler’ te maken.

De dubbele materialiteitsanalyse (DMA) biedt inzicht op twee dimensies. Die van financiële- en impactmaterialiteit. Het helpt organisaties van buiten naar binnen en van binnen naar buiten kijken. Wat is van invloed op de eigen organisatie? Bijvoorbeeld door stijgende energiekosten, krapte op de arbeidsmarkt, etc. En welke impact heeft de eigen organisatie op de planeet (en maatschappij)? Bijvoorbeeld het levensgeluk van de klanten, de carbon footprint, arbeidsomstandigheden in de waardeketen, invloed op biodiversiteit, etc. Welke thema’s en onderliggende metingen relevant (materieel) zijn varieert natuurlijk per organisatie. Maar zeker is dat het tastbare data op moet leveren wil een accountant het goedkeuren. Irritant en tijdrovend wanneer het ingericht moet worden, maar super waardevol wanneer goed gebruikt.

Want data voortkomend uit de DMA is uitstekend te integreren in de Obeya in de vorm van tastbare doelen en KPI’s.

Wat heb je dan aan een Obeya en hoe werkt het?

Ook hier is een veel uitgebreidere (en genuanceerde) uitleg mogelijk en soms zelfs noodzakelijk. Maar in essentie komt het erop neer dat een Obeya een cockpit is waar alle stuurinformatie samenkomt, waarmee bestuurders een effectieve prestatiedialoog kunnen voeren op: Financieel resultaat, klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid en maatschappelijke impact.

De prestatiedialoog in een Obeya vindt plaats met een vaste frequentie, zodat het onderdeel wordt van de hartslag van de organisatie. Ga ervan uit dat dit eens per week is, maar de frequentie kan elke organisatie voor zichzelf bepalen. Verder is deze bij voorkeur zo transparant mogelijk zodat een ieder uit de organisatie weet wat er in de stuurkamer besproken en bepaalt wordt.

In een Obeya wordt gekeken vanuit lange termijn perspectief (ware noorden, missie, visie en uiteindelijk SMART jaardoelen) naar het hier en nu. Met aandacht voor stuur KPI’s (ook wel procesindicatoren) om objectief te bepalen of de organisatie op koers ligt of afwijkt. Wanneer er een structurele afwijking blijkt te zijn wordt gekeken naar onderliggende grondoorzaken om deze met gepaste maatregelen aan te pakken. Een Obeya heeft daarom ook aandacht voor strategische (verbeter)projecten. Want de voortgang op dat soort projecten zal van invloed zijn op het behalen van de organisatie doelen. Is dat namelijk niet het geval kan je met elkaar het gesprek aan gaan wat precies de strategische waarde van dergelijke projecten is.

Werken met een Obeya levert op dat je als bestuurders daadwerkelijk aan het stuur zit. Kort op de bal, dus er hoeft niet meer te worden vertrouwd op overleggen in de wandelgangen of de kwartaalmeetings om op koers te blijven. Een Obeya helpt bovendien met het maken van echte keuzes. Waarbij meerdere belangen afgewogen kunnen worden.

De dikke duif en de sleutel

En juist hier zijn we aangekomen bij de eerder beloofde sleutel. Maar eerst nog even een dikke duif. Want organisaties die geen stuurinformatie of effectieve prestatiedialoog hebben dobberen rond en zijn overgeleverd aan de stroming. Organisaties die louter op financiële informatie sturen zullen daar (logischerwijs) ook alle aandacht voor hebben. En wanneer druk toeneemt zal altijd gekozen worden voor financieel belang. Soms noodzakelijk, maar vaak op langere termijn ook schadelijk. Stoppen met investeren in eigen mensen bij tegenvallende financiële resultaten is daar een voorbeeld van. Want wat krijg je dan…. De goeie gaan weg, er komen nauwelijks goeie voor terug en diegenen die blijven veranderen voor je ogen in slome dikke duiven op de rand van het nest. Steken geen vleugel teveel uit en zitten vooral in de weg.

De sleutel voor succesvolle bedrijfsvoering ligt daarom in een prestatiedialoog waar alle belangen met elkaar afgewogen kunnen worden. Voor organisaties die positieve impact willen maken op de planeet en maatschappij moet dus ook dat soort stuurinformatie worden toegevoegd.

Hoe nu verder?

In drie stappen kan je naar jouw organisatie kijken om te bepalen waar als eerste aan gewerkt moet worden.

1. Inventariseer welke stuurinformatie er is en gebruikt wordt.
2. Bepaal welke stuurinformatie bijdraagt aan het waarmaken van de missie van de organisatie en wat er eventueel nog mist.
3. Beschouw de huidige overlegstructuur en bepaal waar momenteel een effectieve prestatiedialoog gevoerd wordt (en waar nog niet).
   
   
   

 Diderick Vos, Big Blue Marble